W związku z częstymi zapytaniami o zasady składania propozycji wydawniczych i współpracy zamieszczamy poniższe informacje:
 

ZASADY WSPÓŁPRACY AUTORA Z WYDAWNICTWEM

1. Zasady składania propozycji wydawniczych

2. Procedura recenzowania

3. Recenzowane monografie naukowe - informacja o punktacji MNiSW

4. Zasady etyki publikacyjnej

5. Składanie materiałów do pracy redakcyjnej

6. Materiały związane z promocją i dystrybucją książki

7. Wskazówki techniczne dotyczące przygotowania materiałów dla Wydawnictwa.

8. Proces wydawniczy

9. Uwagi specjalne dla redaktorów naukowych prac zbiorowych

Bardzo prosimy o nieprzesyłanie mailem ciężkich (powyżej kilku MB) plików zawierających ilustracje. Na etapie składania propozycji wydawniczej wystarczające są lżejsze pliki poglądowe, ewentualnie link do ściągnięcia udostępnionych ilustracji. "Ciężkie" pliki można również wstawiać na platformę https://wetransfer.com/

Ocena propozycji może potrwać, w zależności m.in. od objętości książki, od kilku/kilkunastu dni do kilku tygodni. W razie potrzeby zwracamy się do Autora z prośbą o przesłanie dodatkowych informacji, fragmentów pracy, względnie całości proponowanej publikacji. 

W razie pozytywnej decyzji dot. wydania książki przygotowujemy wstępny kosztorys, który przedstawiany jest autorowi propozycji.  Kosztorys taki obejmuje: 

honorarium autorskie, koszty opracowania redakcyjnego i typograficznego, składu, korekt, sporządzenia indeksu nazwisk, projektu okładki i druku. 

W związku z tym bardzo prosimy o podawanie z wyprzedzeniem informacji na temat wszelkich innych kosztów lub prac, jakie należałoby uwzględnić w kosztorysie (np. kosztów recenzji, tłumaczenia streszczenia, sporządzenia dodatkowych indeksów, praw autorskich do materiału ilustracyjnego, redakcji naukowej itp.). Prosimy również o informację, czy kosztorys ma być przygotowany dla konkretnej instytucji, czy „dla wszystkich zainteresowanych”.

Dla sporządzenia kosztorysu niezbędne są następujące informacje:

1) liczba znaków ze spacjami i przypisami.

2) liczba ilustracji planowanych do książki:

a) z podziałem na kolorowe i czarno-białe;

b) z podaniem sposobu umieszczenia w książce (tzn. czy będą włamywane w tekst czy  umieszczane na wklejkach);

Materiałów niezamówionych redakcja nie zwraca.

2. Procedura recenzowania

4. Zasady etyki publikacyjnej

• zagwarantować pełną oryginalność dzieła;
• unikać takich praktyk jak plagiat, autoplagiat, ghostwriting (publikowanie tekstów naukowych pod nieswoim nazwiskiem), autorstwo widmo (pominięcie w wykazie autorów osób, które przyczyniły się do stworzenia dzieła), autorstwo gościnne lub grzecznościowe (przypisanie autorstwa osobom, które nie przyczyniły się do stworzenia dzieła);
• precyzyjnie podać wkład poszczególnych osób w powstanie dzieła.

5. Składanie materiałów do pracy redakcyjnej

W razie przyjęcia książki do druku prosimy Autora/Redaktora publikacji zbiorowej o przekazanie materiału do pracy. Pakiet materiałów powinien  zawierać:

a) ostateczny maszynopis utworzony zgodnie z wytycznymi wydawnictwa w wersji cyfrowej w edytowalnym pliku,

b) folder z ilustracjami (każda ilustracja jako opisany numerem i tytułem osobny plik jpg lub tiff, każda ilustracja powinna mieć rozdzielczość min. 300 dpi przy dłuższym boku 10 cm, kompresja min. 10); folder ten musi zawierać także ponumerowaną listę ilustracji wraz z podpisami (zawierającą pod miniaturą zdjęcia: tytuł/autor/licencja na jakiej jest udostępniana ilustracja/instytucja udzielająca reprodukcji i inne dane zgodne z wytycznymi ewentualnego licencjodawcy). Nabycie przez Wydawnictwo odpowiedniej jakości reprodukcji cyfrowych wiązać się może z dodatkowymi kosztami (na rzecz muzeów, galerii, itd.), co należy przewidzieć w zgłaszaniu propozycji wydawniczej i w kosztorysie. Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do odrzucenia ilustracji, jeżeli nie zostały one wysłane zgodnie z powyższymi wytycznymi, a w szczególności jeżeli nie spełniają wymogów jakościowych (nie są plikami wysokiej rozdzielczości, tzw. hi-res, i "wagi") pod względem druku.

Do plików należy dołączyć także folder ze specjalistycznymi i nietypowymi czcionkami wprowadzonymi przez autora (pliki czcionek  .ttf lub .otf);

c) wypełnioną ankietę osobową (formularz do pobrania tutaj);

d) nieobowiązkowo: propozycja ilustracji na okładkę książki wraz z udzieloną zgodą autora ilustracji na wykorzystanie; 

e) pisemne zgody na publikację ilustracji otrzymane od osób lub instytucji będących właścicielami praw do publikacji*;

f) w przypadku publikacji zbiorowych: listę adresów mailowych i korespondencyjnych autorów poszczególnych tekstów.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dopracowanie treści i kompozycji składanej publikacji, ponieważ po rozpoczęciu prac redakcyjnych dopuszczalne jest wprowadzanie przez Autora zmian nieprzekraczających 1% objętości dzieła.

Sugerowany układ materiałów w publikacji składanej do Wydawnictwa (elementy wymienione pogrubiona czcionką są obligatoryjne):

strona tytułowa

dedykacja, podziękowania 

spis treści

wykazy skrótów i oznaczeń

wstęp/przedmowa

tekst główny z przypisami

aneksy

bibliografia

słowniki terminów

indeksy (ślepe)

wykazy ilustracji, tabel, itp.

streszczenia

UWAGA: W spisie treści przesyłanym wraz z ostateczną wersją tekstu do pracy redakcyjnej powinny znaleźć się wszystkie elementy planowanej publikacji - także te, które na etapie składania tekstu mogą nie być jeszcze gotowe (np. indeks, streszczenie w języku obcym, itp.).

6. Materiały związane z promocją i dystrybucją książki

Prosimy Autorów/Redaktorów o przygotowanie i dostarczenie (razem z materiałami do pracy, ewentualnie z niewielkim poślizgiem): 

a) notki na tył okładki książki o objętości do 1-3 akapitów tekstu (zostanie ona zamieszczona również na stronie internetowej wydawnictwa);

notką może być fragment recenzji i/lub kilka słów na temat książki; powinna być zwięzła (musi się zmieścić na okładce), może być nawet ujęta w hasła. Wykorzystanie fragmentu recenzji wymaga zgody recenzenta;

b) notki o Autorze/Redaktorze (nie zawsze umieszczamy takie na okładce, ale taka notka powinna znaleźć się przynajmniej na stronie internetowej);

Notki informacyjne zostaną poddane redakcji, a ich wersja ostateczna zatwierdzona przez redaktora książki i dział marketingu.

7. Wskazówki techniczne dotyczące przygotowania materiałów dla Wydawnictwa

Tekst

a) wydruk: dwustronny, format A4 (nie należy wydruku bindować, oprawiać itp.)

b) ujednolicona i ciągła numeracja stron (paginacja)

c) ujednolicony zapis tytułów oraz podtytułów w całej pracy odpowiadający układowi w spisie treści

d) format pliku tekstowego: *.rtf , *.doc, *.docx (+ fonty specjalne, wprowadzone przez Autora, pliki czcionek  ttf lub otf)

e) czcionka: Times New Roman 12 punktów

f) interlinia: 1,5 wiersza

g) przypisy tekstowe i bibliograficzne – czcionka 10 punktów z odnośnikami w indeksie górnym

h) zapis bibliograficzny: preferowany tradycyjny, najważniejsza jest jednak konsekwencja w raz przyjętej formule zapisu

W pracach zbiorowych należy ujednolicić artykuły w zakresie zapisów tytułów, przypisów, bibliografii, cytatów.

Ilustracje

a) format plików: *.jpg lub *.tiff

b) rozdzielczość: min. 300 dpi przy dłuższym boku 10 cm, kompresja min. 10;

c) ryciny przeznaczone do publikacji muszą mieć dobrą jakość, ujednoliconą formę i opisy

d) każda ilustracja powinna być dostarczona w postaci odrębnego pliku z podaniem jego nazwy (wszystkie pliki zebrane w jednym folderze) i wydruku w tekście lub na osobnej stronie

8.  Proces wydawniczy

Proces wydawniczy rozpoczyna się po złożeniu pracy i podpisaniu umowy wydawniczej między Autorem/Redaktorem a Wydawnictwem. Do umowy dołączany jest formularz podatkowy, który, po wypełnieniu, również musi zostać odesłany na adres wydawnictwa – jego brak uniemożliwi nam przesłanie egzemplarzy autorskich. 

Czas trwania procesu wydawniczego zależy przede wszystkim od objętości książki, jakości przygotowanego materiału, zakresu koniecznych do wykonania prac, rodzaju oprawy – z reguły zajmuje on kilka (od 4 do 7) miesięcy. 

Materiał, wraz z danymi kontaktowymi Autora/Redaktora naukowego, przekazywany jest redaktorowi prowadzącemu, który jest odpowiedzialny za opracowanie redakcyjne książki i wszystkie związane z tym działania (skład, korekty itp.) aż do etapu druku. 

Sprawami formalno-organizacyjnymi (umowy, dofinansowania itp.) zajmuje się red. Jan Sadkiewicz (janek@universitas.com.pl), a sprawami związanymi stricte z procesem druku i redakcja techniczną p. Piotr Łozowski (redtech@universitas.com.pl). 

Przewidujemy jedną korektę autorską. Nie może ona obejmować zmian układu tekstu (przesuwania całych zdań i akapitów w inne miejsca, dopisywania nowych akapitów itp.). Dopuszczalne są poprawki do 1% objętości tekstu. Większe zmiany wymagają akceptacji redakcji Universitas, gdyż mogą mieć wpływ na termin i koszt wydania książki. W przypadku prac zbiorowych za korektę autorską odpowiada Redaktor tomu (w tym za przekazanie tekstów Autorom. Wydawnictwo dopuszcza wykonanie korekty autorskiej przez Redaktora tomu). Jeśli Autor/Redaktor nie dotrzyma ustalonego, określonego w umowie, terminu zwrotu korekty autorskiej, Wydawnictwo uznaje, że wyraża on zgodę na wydanie pracy w formie przekazanej do korekty autorskiej bez wniesionych poprawek. Po korekcie autorskiej tekst czytany jest jeszcze raz przez korektora wydawniczego, a ostateczna wersja przed drukiem zostanie sprawdzona przez redaktora prowadzącego. Na życzenie Autora ostateczna wersja przed drukiem przesyłana jest Autorowi do wglądu i akceptacji.

Format książki ustalany jest na etapie przygotowywania kosztorysu. Najczęściej stosowane w Universitas formaty to B5 i A5.

Indeks nazwisk przygotowywany jest przez wydawnictwo, po czym przedstawiany jest Autorowi/Redaktorowi do sprawdzenia poprawności zapisu nazwisk, uzupełnienia imion itp. (ale nie numerów stron). O przygotowanie indeksu pojęć (jeżeli był przewidziany) prosimy Autora/Redaktora książki.

Wydawnictwo zastrzega sobie prawo do pełnej kontroli nad całym procesem wydawniczym dzieła, w tym nad projektem, typografią, rodzajem papieru, drukiem, oprawą, okładką, obwolutą, zdobnictwem, sposobem i rozmiarami akcji promocyjnej, sprzedażą, dystrybucją i dostępem do egzemplarzy okazowych. 

Okładka projektowana jest przez wydawnictwo. Przygotowywane są z reguły 2-3 projekty, które przedstawiane są Autorowi/Redaktorowi naukowemu do akceptacji i wniesienia ewentualnych uwag. Ostateczny kształt okładki uzgadniany jest między Autorem/Redaktorem naukowym a redakcją Universitas. W sytuacji, gdy Autor/Redaktor zamierza przedstawić własne sugestie projektu okładki, należy przesłać je nie później niż łącznie z materiałami do pracy redakcyjnej. Dostarczenie własnego projektu okładki wymaga akceptacji dyrekcji Universitas.

Strony redakcyjne sporządzane są po zatwierdzeniu projektu okładki. Znajdują się na nich m.in. zapisy (dot. m.in. copyrightów, dofinansowania itp.), których treść określana jest precyzyjnie w umowach podpisanych z Autorem/Redaktorem czy instytucją dofinansowującą. Zmiana treści takich zapisów dopuszczalna jest wyłącznie na podstawie aneksów do odpowiednich umów. 

9. Uwagi specjalne dla redaktorów naukowych prac zbiorowych.

1) Na podstawie opisanych wyżej zasad współpracy z wydawnictwem Redaktor naukowy tomu przygotowuje szczegółową instrukcję dla autorów, w której określa zasady przygotowania i złożenia tekstu.

2) Całość materiału do pracy dostarcza wydawnictwu, zgodnie z opisanymi wyżej zasadami, redaktor naukowy. Artykuły powinny zawierać takie same elementy składowe o jednorodnym układzie i nazewnictwie (szczególnie dotyczy to bibliografii, przypisów, aneksów i streszczeń).

3) Każdy z autorów tekstów wchodzących w skład publikacji zobowiązany jest do ściągnięcia ze strony wydawnictwa wzoru odpowiedniego oświadczenia o zgodzie na publikację tekstu, uzupełnienia go w odpowiednich miejscach o:

a) imię i nazwisko;

b) adres (na który zostanie później wysłany egzemplarz publikacji po wydaniu);

c) tytuł tekstu;

d) tytuł całej publikacji zbiorowej;

i przesłania go na adres wydawnictwa. Procedura ta, z uwagi na różne okoliczności losowe, wyjazdy zagraniczne itp. może zająć sporo czasu, dlatego z rozpoczęciem procesu redakcyjnego nie czeka się na jej zakończenie, niemniej teksty autorów, którzy do momentu sporządzania indeksów (czyli przed samym drukiem, na końcu procesu redakcyjnego) nie odeślą podpisanych oświadczeń, będą musiały zostać usunięte z publikacji.

4) Redaktor naukowy weryfikuje teksty pod względem merytorycznym. 

5) Podczas procesu wydawniczego Redaktor naukowy współpracuje z redaktorem prowadzącym książkę z ramienia wydawnictwa, pośredniczy w kontaktach między autorami artykułów a wydawnictwem.

Dziękujemy Autorom za zapoznanie się ze wskazówkami. W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt z red. Janem Sadkiewiczem:

janek@universitas.com.pl
ul. Sławkowska 17, 31-016 Kraków
tel. (12) 423 26 05
Chętnie zapoznamy się z każdą propozycją wydawniczą i odpowiemy na wszelkie pytania.

* Wszystkie fragmenty tekstów, ilustracji, ryciny, schematy, tabele itp., pochodzące z innych dzieł są chronione prawem autorskim. Warunkiem zamieszczenia w książce materiałów chronionych prawem autorskim jest dostarczenie przez Autora do Wydawnictwa pisemnej zgody właściciela praw autorskich.